La dematerializzazione data dalla digital transformation non ha portato a una minore produzione degli stessi ma solo a un cambio di supporto, con il risultato che le aziende gestiscono una mole crescente di documenti, sia in formato cartaceo che digitale.

Riuscire a estrarre dati in modo accurato ed efficiente è una funzione chiave per migliorare precisione e produttività, ed è qui che entra in gioco il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR), tecnologia ormai consolidata, ma con ampi margini di miglioramento grazie alle nuove tecnologie.

Artificialy sta ridefinendo questi standard grazie a soluzioni avanzate di Intelligent Document Processing, che superano i limiti dell’OCR tradizionale.

Cos'è l'OCR e quali sono i suoi limiti

Il Riconoscimento Ottico dei Caratteri è una tecnologia che consente di convertire testi contenuti in immagini o documenti scannerizzati in formati leggibili dalla macchina, come file modificabili e interrogabili. È lo strumento alla base dell’automazione documentale in numerosi settori.

Bisogna precisare, però, che i sistemi OCR tradizionali sono spesso basati su regole rigide, il che genera necessariamente alcune limitazioni di funzionalità, come:

• Scarsa efficacia con documenti complessi, multilingue o scritti a mano;

• Bassa precisione nell’estrazione di dati strutturati, in particolare le tabelle;

• Limitata adattabilità a layout non standard o personalizzati;

• Difficoltà nel trattamento di alfabeti misti, caratteri speciali e simboli.

Il risultato è una forte dipendenza da correzioni manuali “umane”, ridotta affidabilità e rallentamento nei processi documentali, soprattutto nei casi d’uso più avanzati.

Artificialy: oltre l’OCR con l’AI-powered Intelligent Detection

Per superare queste criticità, Artificialy ha supportato DeepCloud nello sviluppo di DeepO, integrato nella piattaforma DeepBox: una soluzione proprietaria che combina tecniche avanzate di Intelligent Character Recognition.

A differenza delle soluzioni OCR convenzionali, DeepO è progettato per:

• Estrarre testi e tabelle da documenti scannerizzati con elevata precisione;

• Adattarsi in modo dinamico a layout e formati eterogenei;

• Gestire contenuti scritti a mano e in più lingue;

• Restituire output strutturati, pronti per l’integrazione, in formati macchina-leggibili come .json.

Queste caratteristiche rendono DeepO una delle soluzioni più avanzate sul mercato, in particolare per contesti che abbondano di documenti complessi, ricchi di grafici e tabelle da estrarre, basti pensare all’ambito marketing o finanziario.

Intelligent Document Processing: un nuovo paradigma per le aziende

L’approccio di Artificialy rappresenta una svolta per tutte le organizzazioni che devono gestire grandi volumi di documenti in modo rapido, sicuro e automatizzato.

I principali vantaggi si configurano in:

• Automazione completa del data entry, per ridurre drasticamente l’intervento umano;

• Maggiore precisione nell’estrazione di dati testuali e strutturati;

• Rispetto della privacy e requisiti di conformità, grazie alla possibilità di deployment on-premises;

• Adattabilità elevata, con modelli personalizzabili per ogni contesto aziendale.

Un’applicazione concreta delle tecnologie Artificialy è il progetto realizzato in collaborazione con Abacus, azienda svizzera attiva nello sviluppo di soluzioni ERP da oltre 35 anni, al fine di ottimizzare i flussi di elaborazione documentale con particolare attenzione a documenti multilingue, presenza di scrittura manuale e complessità strutturale dei docs, come nel caso di fatture, contratti e bilanci.

Abbiamo ottenuto un sistema OCR altamente specializzato, in grado di superare le performance delle soluzioni off-the-shelf in molte aree chiave, per poter digitalizzare documenti complessi con precisione, riducendo drasticamente il carico di lavoro manuale e il rischio di errore umano.